Innleiðing stefnu: „Keppi­kefli að gera sjálfan mig ó­þarfan“

Ráðgjafar Hugsýnar segja lykilatriði til að ná árangri; hefðbundin stjórnun sé einfaldlega ekki að hjálpa lengur.

„Þegar ég byrjaði hér sem forstjóri árið 2019 var stjórnunin nokkurn veginn sú að vera frá toppi og niður úr,“ segir Oddur M. Gunnarsson forstjóri Matís og lýsir þar með stjórnun sem er þekkt mjög víða í rótgrónu umhverfi stofnana og eldri vinnustaða, þar sem eðlilegt þykir að stjórarnir í efsta lagi stjórni öllu og að millistjórnendur séu meira eins og verkstjórar frekar en leiðtogar.

„Millistjórnendurnir höfðu lengst af ekki verið með stjórnunarvald, því það var aldrei að vita hvort þeir myndu tilkynna sínum mannskap eitthvað og síðan kæmi ég sem forstjóri og myndi boða eitthvað allt annað,“ segir Oddur og brosir en lýsir um leið veruleika eins og hann þótti eðlilegur í marga áratugi og víðast hvar.

Í Atvinnulífinu í gær og í dag er fjallað um innleiðingu stefnu með breyttu hugarfari og venjur stjórnenda að leiðarljósi.

Gjörbreytt hugsun

Stefnumótun Matís hófst árið 2022.

„Og hún byrjaði á þennan hefðbundna hátt sem allir þekkja; þar sem lífsins spurningarnar eru spurðar: Hver erum við? Hvert stefnum við? Og svo framvegis,“ segir Oddur.

Oddur segir raunverulega stefnu samt í raun koma frá stjórnum, sem leggja línurnar um það sem ætlast er til þess að stofnunin eða fyrirtækið geri.

„En til að tryggja að við séum öll að sigla í sömu áttina þurftum við að fara í gegnum þessar lífsins spurningar.“

Oddur segist þó viðurkenna að eins og svo margir aðrir sé hann fyrir löngu orðinn þreyttur á öllu þessu tali um stefnumótun og innleiðingu stefnu.

Því ég, eins og aðrir, hef farið í gegnum það svo oft að það er einhver svakaleg vinna sett í gang við stefnumótun en fljótlega eftir að henni lýkur eru markmiðin komin ofan í skúffu og allir uppteknir við að vinna vinnuna sína á sama hátt og áður.“

Oddur sá samt fyrir sér að stefnumótun og innleiðing stefnu þyrfti til að breyta um stjórnunarstrúktúr hjá Matís, með tilheyrandi breytingum á skipuriti og fleira eins og oft þykir.

„Í raun er mitt keppikefli að gera sjálfan mig óþarfan,“ segir Oddur og hlær.

„Ég er með fimm öfluga einstaklinga í framkvæmdastjórnarteyminu mínu og það eru þau fimm símanúmer sem ég þarf,“ bætir hann síðan við.

Því já, keppikeflið var að innleiða stefnuna með breyttu hugarfari og venjum stjórnenda.

Vitasýnin

Oddur segir að auðvitað hafi Covid haft áhrif og tafið nokkuð en síðan hafi hlutirnir farið að rúlla og nú sé staðan í rauninni sú að innleiðingin sé ekki aðeins málið, heldur sé hún aðalmálið.

„Því hún er núna alltaf í gangi. Þótt stefnumótun verði endurtekin þá breytir það því ekki að við erum alltaf að innleiða stefnu.“

Í tilfelli Matís var útfærslan unnin þannig að tvö aðalsvið voru mynduð og faghópar efldir.

Hjá okkur var staðan eins og hjá svo mörgum að oft vantaði upp á samstarf milli deilda og sviða. Þegar síðan var sest niður til að ræða um verkefni sem þyrfti að ráðast í gerðist það sama hjá okkur og flestum öðrum að það var farið að tala um hvað hinir gætu nú gert….eða ættu að gera!“

Markmiðið var samt að innleiða stefnu og ná fram breytingum með því að allir hópar bæru ábyrgð á sínum eigin markmiðum og eigin árangri.

„Sem þýddi að faghópunum var ætlað að leggja til hugmyndir um verkefni sem þeir myndu síðan sjálfir vinna og fylgja eftir.“

Sem dæmi nefnir Oddur verkefni til að auka tekjur því dregið hefur verulega úr fjárframlögum ríkisins til Matís síðustu tvo áratugi eða svo.

„Við bjuggum til eitthvað sem við köllum Vitasýn til að hjálpa okkur myndrænt,“ útskýrir Oddur og bætir við að alls kyns útfærslur í þessu séu þekktar. Sumir noti vegasalt eða annað.

„Því viti er með tvö ljós sem skína hvort í sína áttina og með því að horfa alltaf á þessa vitasýn erum við að tryggja að hvert verkefni sé skoðað og útfært út frá ólíkum sjónvarhornum og vinklum.“

Að mati Odds sé samt mikilvægt að vinnustaðir reyni ekki að aðskilja stefnu við áætlanagerð.

„Stefna er áætlun í eðli sínu. Um leið og vinnustaður fer að reyna að aðskilja fjárhagsáætlun og annað frá stefnumótuninni er hætta á því að það sem kemur út úr stefnumótuninni nái ekki fram að ganga því auðvitað er það áætlunin sem gildir,“ segir Oddur en bætir við:

„En það er vel hægt að vinna að þessu öllu sem sama pakkanum. Kostnaðurinn er þá bara eitt af atriðunum sem sjá má í Vitasýninni, sem til dæmis afleiðing af einhverju verkefni sem er sett af stað.“

Oddur nefnir sem dæmi fiskeldi.

„Það er ekki allt jákvætt við fiskeldi. Fiskeldi er hluti af fæðuöryggi en er líka eitthvað sem hefur til dæmis áhrif á umhverfi og náttúru,“ segir Oddur og undirstrikar um leið hversu heppileg Vitasýnin er fyrir verkefni Matís; alltaf þurfi að horfa til svo ólíkra þátta, óháð því hvert verkefnið er.

Útkoman

Oddur er ánægður með útkomuna, sem hann segir auðvitað ekki endanlega, enn sé verið að vinna eftir því sem lagt var af stað upp með, að horfa á markmiðin frekar en leiðirnar og verkefnin.

Að halda áfram að innleiða, óháð stefnumótunarvinnu sem kemur og fer.

Nýlega lagði hver faghópur innan Matís fram sínar markmiðaáætlanir fyrir árið 2026 en horfandi til baka, segist Oddur mæla með því að stjórnendur fái alltaf inn utanaðkomandi fagaðila til að vinna verkefnin með sér.

„Því stundum er stjórnandinn truflun,“ segir hann og útskýrir:

„Ég, sem forstjóri, get haft truflandi áhrif á einhverja umræðu í hóp þar sem fólk fer frekar að hugsa; best að passa sig á að segja ekki þetta eða hitt.“

Sjálfur segist hann horfa á einingarnar innan Matís sem flota af litlum bátum, frekar en eitt stórt skip. Hans hlutverk sé að sjá til þess að þessar einingar séu að sigla í sömu áttina, en síðan sé það hans líka að treysta hverjum leiðtoga til að sigla sínu fleygi með sínu fólki eins og þeir telja bestu leiðina vera til árangurs.

Það þarf að gefa svigrúm til árangurs og ég trúi því að líklegasta leiðin fyrir fólk til að ná markmiðunum sé að gefa fólki tækifæri til að bera ábyrgð á þeim markmiðum. 

Stefnan snýst um að leggja línurnar um til hvers er ætlast til af okkur. En það er síðan undir hverjum komið að velja leiðina til að ná árangri.“

Sameiginlegur hvati sé síðan sá að með öflugri starfsemi sé hópurinn í heild sinni líklegri til að byggja upp sterkara Matís, tryggja góð störf og betri kjör og svo framvegis.

„Það sem gerðist hjá okkur er að við byggðum upp sterkari stjórnendur og öflugt samstarf á milli faghópa og sviða. Því nú er það þannig að faghóparnir og sviðin eru vön því að vinna oftar og meira saman og ef eitthvað kemur upp sem þarf að ræða er strúktúrinn orðinn þannig að menn setjast einfaldlega bara niður og ræða sig í gegnum þau mál.“