„Helst eldri stjórn­endur sem vilja fá fólkið til baka“

Þar sem þjónustan gengur út á að leigja út skrifstofurými í lengri og styttri tíma, á þeirri staðsetningu sem hentar viðkomandi best og miðað við þá aðstöðu sem hver og einn þarf.

„Einkageirinn er alveg búinn að kveikja á því hvernig svona skrifstofusetur eða skrifstofuhöbb og hybrid vinnufyrirkomulag getur aukið lífsgæðin hjá sínu starfsfólki. Það eitt og sér að fólk sé ekki fast í bílnum í 25-40 klukkustundir á viku til að komast til og frá vinnu eru aukin lífsgæði,“ segir Tómas og bætir við:

„Alþingismenn eru hins vegar meira í orði en á borði. Tala um störf án staðsetninga og að fara vel með okkar fé en eru með yfir 384 nefndir, ráð og stjórnir á sínum snærum starfandi á árinu 2024 þar sem heildarkostnaður var yfir 1,7 milljarðar króna. Sumir vilja halda því fram að þessi tala sé hærri eða nær 660 nefndir og ráð. Samt eru það bara tveir opinberir aðilar sem hafa nýtt sér þjónustuna hjá okkur. Pældu í því?!“

Í Atvinnulífinu í dag og á morgun verður fjallað um það fyrirkomulag vinnustaða að bjóða starfsfólki upp á að nýta sér skrifstofuhöbb í nærsamfélaginu sínu, til dæmis til að stytta ferðir til og frá vinnu, gera fólki kleift að eiga auðveldara með að sækja og skutla með börn í skóla eða frístundir og svo framvegis.

Þróunin á heimsvísu

Þótt heimurinn hafi að miklu leyti kynnst fjarvinnu og möguleikum hennar í Covid, hefur Tómas verið að stússast í þessu svokallaða hybrid vinnufyrirkomulagi mun lengur.

Þróunin í heiminum er hvergi á þann veg að fyrirtæki séu að stækka við sig húsnæðin og gera langtímasamninga. 

Það er þó það fyrirkomulag sem lengst af hefur verið; menn gera samninga um 5-10 ár og jafnvel 25 ára leigusamninga eins og ríkið og eru síðan fastir í þessum samningum óháð því hvernig reksturinn gengur eða breytist,“ 

segir Tómas.

„Það fyrirkomulag er svo sem í góðu lagi líka en hjá Regus eru skrifstofuhöbb í boði í 127 löndum í 900 borgum á yfir 7000 stöðum í heiminum og þar er þróunin hvergi sú að verið er að leitast við ný skrifstofuhöbb miðsvæðis, heldur er verið að horfa til úthverfa þar sem þjónustukjarnar eru með matvöruverslanir, kaffihús og fleira,“ segir Tómas og bætir við:

„Í Bretlandi einu mun Regus bæta við tvö þúsund nýjum skrifstofuhöbbum á næstu fimm árum, til viðbótar við þau skrifstofuhöbb sem fyrir eru. Í raun segir þetta allt sem segja þarf.“

Á Íslandi rekur Regus fjórtán skrifstofusetur og höbba, flest á höfuðborgarsvæðinu en á landsbyggðinni rekur Regus rými í Borgarnesi, Stykkishólmi, á Ísafirði og Siglufirði ásamt því að opna á Akureyri og Skagaströnd á þessu ári.

Rannsóknir sýna að það er kynslóðamunur á því hvort vinnustaðir eru að kalla fólk aftur úr fjarvinnu eftir Covid eða ekki. 

Því það eru helst eldri stjórnendur sem vilja fá fólkið til baka, á meðan yngri stjórnendur horfa á hybrid vinnufyrirkomulagið sem sjálfsagðan hlut,“ 

segir Tómas og bætir við:

„Mér hefur líka þótt mjög jákvætt að fylgjast með því hvernig stærri og smærri fyrirtæki eru að gera samninga um vinnuaðstöðu fyrir sitt starfsfólk eingöngu með það fyrir augum að auka á sveigjanleika fólks til vinnu. Hver og einn sér bara um sitt verkefni, hvenær sem viðkomandi hentar og getur gert það nálægt til dæmis börnunum sínum og allri þeirri þjónustu sem flestar fjölskyldur kalla á. Sveigjanleikinn í starfi er í raun auknu lífsgæðin.“

Enn eitt atriðið vill Tómas benda á sem jákvæða þróun í stjórnun.

„Traustið til starfsfólks er orðið miklu meira. Þessi gamla aðferð sem kölluð er micro managment er úti. Stjórnendur eru ekki lengur að anda ofan í hálsmálið á fólki, heldur treysta því til að sinna sínu og það finnst mér afar jákvætt.“

Ætlaði að græða

Það hefur þó margt breyst á Íslandi frá því að Tómas fór fyrst að stússast í þessum málum.

„Já aldeilis, ég meira að segja fór af stað með allt aðra hugmynd en þessa,“ segir Tómas og hlær.

Því ævintýrið hans hófst árið 2014.

„Ég var að reyna að finna mér eitthvað að gera og fékk þá þessa frábæru hugmynd sem svo margir hafa fengið, að það væri sniðugt að leigja mér stærra skrifstofuhúsnæði en ég þyrfti, framleigja síðan til annarra og láta þannig aðra um að dekka sjálfa leiguna,“ segir Tómas og hristir höfuðið.

Því svo margt annað kom í ljós.

„Auðvitað var ég engan veginn að fatta hversu mikil vinna það getur verið að vera þjónustuaðili sem er í ábyrgð fyrir þessu og hinu fyrir þau fyrirtæki eða einstaklinga sem eru þá að leita að þjónustu hjá þér. Því eðlilega er fólk með alls konar kröfur og þarfir og þarf maður því að vera á tánum við að þjónusta þá. Þessi sparnaðar leið hjá mér endaði sem aðalvinnann mín“

Stundum lenti hann meira að segja í smá vandræðum.

„Eitt af því sem ég hafði til dæmis ekki gert ráð fyrir það var að ef einhverjir borguðu mér ekki eða voru seinir, þá gat ég auðvitað lent í vandræðum því ég var í ábyrgð fyrir greiðslunum.“

Smátt og smátt mótaðist því betur hugmyndin um að í staðinn fyrir að fara í einhvern annan bisness, væri full þjónusta á skrifstofurýmum til lengri og skemmri tíma kannski málið.

„Það var einhvern veginn augljóst að við hittum á einhverja þörf. Eftirspurnin var til staðar en menn voru þó lengi efins. Spurðu jafnvel hvort að það væri ekki eitthvað falið smáa letur um kvaðir sem fylgdu leigusamningnum. Svo nýstárlegt þótti það þá að þú gætir einfaldlega fengið flott skrifstofuhúsnæði í einn til tvo mánuði eða hvaða tíma sem þér hentar. Og fyrir bara eitt verð.“

Árið 2016 fór Tómas síðan að velta fyrir sér: Það hlýtur að vera eitthvað konsept til í heiminum sem gengur út á þetta? Það hlýtur einhver að vera í einhverjum svona bissness fyrir alvöru?

Með gúgglinu kom í ljós að það líka reyndist rétt, því þannig fann hann Regus.

„Það skemmtilega við Regus er að saga þess fyrirtækis er svo sem ekkert ósvipuð. Stofnandinn Mark Dixon vann sjálfur við að selja hamborgarabrauð en var oft að vesenast með að þurfa stundum eitthvað skrifstofurými. Þannig varð hugmyndin í rauninni til.“

Fortíðin, framtíðin og unga fólkið

Tómas segir breytinguna hafa verið mikla og hraða í kjölfar Covid.

„Fyrstu árin voru það einna helst einstaklingar að stofna fyrirtæki eða lítil fyrirtæki sem voru að leigja aðstöðu. Oft sprotar sem voru þó komnir á þann stað að geta leigt smá aðstöðu. Stundum er fólk líka í tímabundnum verkefnum og leigir þá aðstöðu sem þarf á meðan,“ segir Tómas og nefnir þar slitastjórnirnar sem dæmi.

„Starfsemi fyrirtækja getur líka verið árstíðarbundin. Mikið að gera á veturnar en rólegt á sumrin og öfugt. Þá eru fyrirtæki að leigja sér aðstöðu í samræmi við starfssemina og spara sér pening á þeim tíma sem rólegt er að gera.“

Heimsfaraldurinn breytti síðan öllu.„,Þegar Covid skall á þurftu allir á einum degi að fara heim með fartölvuna sína og vinna. En það er mikill misskilningur að þótt fólk velji að starfa í fjarvinnu að það þýði að þú vinnir á eldhúsborðinu heima hjá þér eða þurfir að breyta þvottahúsinu í skrifstofu. Fjarvinna snýst oft um að vinna í nærumhverfinu þínu, þannig að þú sért í nálægð við heimilið þitt og fjölskyldu.“

Í nýlegri grein sem Tómas birti á Vísi, segir að samkvæmt nýjustu rannsóknum International Workplace Group telur yfirgnæfandi meirihluti forstjóra stórfyrirtækja í fremstu röð á heimsvísu að vinnustaðamenning framtíðarinnar muni byggja á blandaðri skrifstofuvinnu sem kennd er við „hybrid working.“

En þá er spurt: Hvað nákvæmlega felst í „hybrid working?“

Í stuttu máli má segja að hugmyndafræðin gangi út á að starfsfólk fái að skipta vinnutíma sínum á milli höfuðstöðva fyrirtækja, heimavinnu eða sveigjanlegra vinnurýma í nærumhverfinu.

 Samkvæmt rannsóknum, segir Tómas aukninguna á þessu fyrirkomulagi hafa verið að mælast um 31,5% á heimsvísu frá árinu 2022.

„Allar kannanir sýna líka að á endanum eru það ekki launin sem skipta fólki mestu máli. Fólk velur frekar hluti eins og sveigjanleika og staðreyndin er líka sú að með þessu fyrirkomulagi geta fyrirtæki sparað sér stórar fjárhæðir með auknum sveigjanleika.“ 

Tómas sér fyrir sér enn meiri breytingar á næstu árum.

„Það voru fullt af tómum húsnæðum út um allt þegar ég byrjaði og staðan er þannig enn þá. Í úthverfum má til dæmis víða sjá tóm húsnæði sem eru ekki í neinni vinnu. Ég sé fyrir mér að í framtíðinni verði þetta mjög breytt. Því fólk mun í meira mæli sækjast í störf þar sem það getur unnið samkvæmt hybrid fyrirkomulaginu nálægt heimilinu sínu, sem tryggir þá líka ákveðinn félagslega hluta fjarvinnunnar því í skrifstofuhöbbum ertu að hitta annað fólk.“

Annað sem Tómas segir líka vera nokkuð breytt er að fyrirtæki séu að sjá fyrir sér að allt sé keypt fyrir hvern og einn. Þetta gerist allt í rauntíma þegar viðskiptavinum hentar húsnæði þá er það tilbúið og hann getur byrjað vinna á nokkrum minótum.

„Gamla fyrirkomulagið er þannig að þú gerir langtímasamninga um húsnæði, flytur síðan allt þitt dót á milli húsnæða, kaupir þau skrifborð sem þarf og svo framvegis. Hjá okkur er eitt verð og allt innifalið og þú hefur aðgang að öllu sem þú þarft annað en fartölvu,“ segir Tómas.

Það fyndna er reyndar að þótt stór alþjóðleg fyrirtæki eins og Microsoft, Paypal, Disney og fleiri treysti okkur fyllilega gerir íslenska ríkið það ekki. Segja öryggið ekki nóg og þetta allt öðruvísi hjá þeim og bla bla,“ segir Tómas og hristir höfuðið.

En er einkageirinn kannski að taka við sér með umhverfismálin í huga; að spara kolefnissporin?

Nei reyndar finnst mér það oft frekar skondið að sjá fyrirtæki slá sér á brjóst fyrir góðan árangur í umhverfismálum en sleppa því þó að horfa á samgöngurnar og kolefnissporin sem myndast við það að starfsfólkið sé alla daga að ferðast langar leiðir fram og til baka til að koma sér í vinnuna. 

Þetta finnst mér ákveðin kaldhæðni því nú er mikið lagt upp úr miklum skýrslum um sjálfbærnimálin og þar finnst mér í raun ekki í lagi að taka ekki inn í reikninginn samgöngur starfsfólks sem hluta af kolefnissporum fyrirtækisins.“

Að mati Tómasar spilast þó á endanum svo margt saman.

Ekki síst sú breyting sem er að verða í íslensku atvinnulífi með yngri kynslóðum.

„Unga kynslóðin sem er að koma inn á vinnumarkaðinn núna hugsar allt öðruvísi en þær kynslóðir sem fyrir eru. 

Því viðhorf unga fólksins er: 

Ég er ekki fæddur í þetta líf til að vinna. 

Ég er fæddur í þetta líf til að lifa. 

Fólk sem fædd er árið 1990 og síðar lærir það líka í skólum að vinna saman í hópum og í opnum rýmum. 

Það vill ekkert vera lokað inni á einhverri skrifstofu. 

Unga fólkið segir einfaldlega Nei.

Og það er þetta nýja viðhorf sem meðal annars á eftir að gera það að verkum að skrifstofuhöbb eins og okkar verða normið út um allan bæ frekar en að fyrirtæki séu að leigja sér stór húsnæði á einum stað.“