Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Falsaði bréf frá skólastjóra á kostnað Kennarasambandsins Innlent Hvetja ráðuneytið til að kynna sér málið og leiðrétta rangfærslur Innlent Rúmlega 300 ökumenn sviptir eða sektaðir í dag á Kringlumýrarbraut Innlent Komst ekki í golf í gær en skellti sér í morgun Innlent Stjórnlaus gróðureldur ógnar heimilum á Krít Erlent Sautján ára drengur drukknaði á Hróarskeldu Erlent Ekið á barn og maður handtekinn eftir berserksgang Innlent „Stóra og fallega frumvarpið“ enn í limbó á þinginu Erlent Þarf að láta sér átta ára dóm lynda Innlent Trúarhópar mótmæla Zúmba-kennslu á Indlandi Erlent Fleiri fréttir Landspítalaforstjóri fagnar svörtu skýrslunni Þarf að láta sér átta ára dóm lynda Krefur ráðuneytið svara um föstudagslokun Sjúkratrygginga Vill þyngja refsingar við líkamsárásum Komst ekki í golf í gær en skellti sér í morgun Falsaði bréf frá skólastjóra á kostnað Kennarasambandsins Ekið á barn og maður handtekinn eftir berserksgang Hvetja ráðuneytið til að kynna sér málið og leiðrétta rangfærslur Umræður um veiðigjaldafrumvarpið slá nýtt met Reykjanesbraut verður öll orðin tvöföld fyrir veturinn Landvernd gagnrýnir skerðingar á aðgengi fólks að Heiðmörk Stjórnarandstaða setji ný viðmið á þingi sem ógni lýðræðinu Rúmlega 300 ökumenn sviptir eða sektaðir í dag á Kringlumýrarbraut Telur að allt fari í skrúfuna verði ekki brugðist við Bubbi gerir sögulegan samning um eigin líkindi til allrar framtíðar Ólafur Thors og Bjarni Ben sneru sér við í kaldri gröf Fjölskyldan franska sendi ættingjum erfðaskrá frá Íslandi Ótti um að allt fari í skrúfuna, Bubbi og pattstaða „Jú, jú, þetta er orðið málþóf“ Borgin sé ekki að refsa Grafarvogsbúum Pilturinn áfrýjar ekki þyngsta mögulega dómi Bætur Hugins lækkaðar og máli Vinnslustöðvarinnar vísað frá Samfylkingin í stórsókn á landsbyggðinni „Erum við að kenna börnunum okkar að vinna?“ Bærinn sagði nei við fyrsta kosti lögreglu Þinglok 2026 verði 12. júní „Eftir höfðinu dansa limirnir“ Hvalfjarðargöng opin á ný Gagnrýni Bryndísar á málþóf frá 2019 vekur athygli Skipuð nýr skrifstofustjóri í innviðaráðuneytinu Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Falsaði bréf frá skólastjóra á kostnað Kennarasambandsins Innlent Hvetja ráðuneytið til að kynna sér málið og leiðrétta rangfærslur Innlent Rúmlega 300 ökumenn sviptir eða sektaðir í dag á Kringlumýrarbraut Innlent Komst ekki í golf í gær en skellti sér í morgun Innlent Stjórnlaus gróðureldur ógnar heimilum á Krít Erlent Sautján ára drengur drukknaði á Hróarskeldu Erlent Ekið á barn og maður handtekinn eftir berserksgang Innlent „Stóra og fallega frumvarpið“ enn í limbó á þinginu Erlent Þarf að láta sér átta ára dóm lynda Innlent Trúarhópar mótmæla Zúmba-kennslu á Indlandi Erlent Fleiri fréttir Landspítalaforstjóri fagnar svörtu skýrslunni Þarf að láta sér átta ára dóm lynda Krefur ráðuneytið svara um föstudagslokun Sjúkratrygginga Vill þyngja refsingar við líkamsárásum Komst ekki í golf í gær en skellti sér í morgun Falsaði bréf frá skólastjóra á kostnað Kennarasambandsins Ekið á barn og maður handtekinn eftir berserksgang Hvetja ráðuneytið til að kynna sér málið og leiðrétta rangfærslur Umræður um veiðigjaldafrumvarpið slá nýtt met Reykjanesbraut verður öll orðin tvöföld fyrir veturinn Landvernd gagnrýnir skerðingar á aðgengi fólks að Heiðmörk Stjórnarandstaða setji ný viðmið á þingi sem ógni lýðræðinu Rúmlega 300 ökumenn sviptir eða sektaðir í dag á Kringlumýrarbraut Telur að allt fari í skrúfuna verði ekki brugðist við Bubbi gerir sögulegan samning um eigin líkindi til allrar framtíðar Ólafur Thors og Bjarni Ben sneru sér við í kaldri gröf Fjölskyldan franska sendi ættingjum erfðaskrá frá Íslandi Ótti um að allt fari í skrúfuna, Bubbi og pattstaða „Jú, jú, þetta er orðið málþóf“ Borgin sé ekki að refsa Grafarvogsbúum Pilturinn áfrýjar ekki þyngsta mögulega dómi Bætur Hugins lækkaðar og máli Vinnslustöðvarinnar vísað frá Samfylkingin í stórsókn á landsbyggðinni „Erum við að kenna börnunum okkar að vinna?“ Bærinn sagði nei við fyrsta kosti lögreglu Þinglok 2026 verði 12. júní „Eftir höfðinu dansa limirnir“ Hvalfjarðargöng opin á ný Gagnrýni Bryndísar á málþóf frá 2019 vekur athygli Skipuð nýr skrifstofustjóri í innviðaráðuneytinu Sjá meira