Out of Office póstarnir: Þeir bestu og þeir glötuðustu

Atvinnulífið leitaði til Herdísar Pálu Pálsdóttur, stjórnunarráðgjafa og eiganda Dokkunnar, um bestu ráðin fyrir Out of Office skilaboðin okkar.

Enda segist Herdís aðdáandi vel heppnaðra Out of Office-skilaboða.

„Ég fékk nýlega nokkur hundruð sjálfvirk svör þegar ég sendi tölvupóst á póstlista Dokkunnar og ég gat ekki annað en farið að skoða þau,“ segir Herdís Pála og hlær.

„Þá fór maður að sjá ákveðin mynstur. Sumir voru með frábær skilaboð en önnur voru augljóslega löngu úrelt eða gáfu móttakandanum litlar sem engar upplýsingar.“

Herdís tók þó eftir einu.

Bestu skilaboðin virtust eiga eitt sameiginlegt:

Þau eru persónuleg án þess að missa fagmennskuna.

Nokkur flott dæmi

Herdís gefur okkur nokkur góð dæmi um Out of Office-skilaboð sem hún hefur tekið sérstaklega eftir og fundist skemmtileg.

„Ég er í fríi og líklega annaðhvort að njóta lífsins eða leita að næsta kaffibolla.“

„Ég er í fríi en engar áhyggjur, ég kem alltaf aftur!“

- Og svo fylgdi með hvenær viðkomandi yrði næst við.

„Jafnvægi skiptir öllu og þess vegna skrapp ég í frí til að næra líkama og sál.“

„Það er í góðu lagi að nýta Out of Office-svarpóstana til að fá okkur til að brosa. Stundum megum við alveg vera fyndin og skemmtileg og leyfa karaktereinkennunum svolítið að skína í gegn.“

En varla á húmor alltaf við; til dæmis sem svarpóstur frá útfararþjónustu?

„Nei, auðvitað ekki,“ svarar Herdís og hlær.

Þú verður alltaf að vera með texta í samræmi við vinnuumhverfið þitt og hvað er viðeigandi á hverjum stað. 

Margar aðrar leiðir eru líka mögulegar, þótt þú notir ekki húmor.“

Herdís bendir á aðra skemmtilega leið.

„Þegar ég var að vinna hjá EFTA í Brussel átti það alls ekki við að senda Out of Office skilaboð sem væru fyndin. Ég valdi því að skrifa stuttan texta um að ég væri í fríi og hvert væri hægt að leita á meðan, og benti síðan sérstaklega á skýrslur sem voru nýkomnar út og gætu þótt áhugaverðar fyrir einhverja.“

Sama gerði hún í starfi sínu hjá Deloitte á sínum tíma á Íslandi.

„Deloitte gerir ógrynni af flottum skýrslum fyrir vinnumarkaðinn og framtíðina. Mér finnst þessar skýrslur mjög áhugaverðar og tel auðvitað að svo eigi við um marga. Þess vegna lét ég alltaf link á eitthvað nýtt og áhugavert efni fylgja með í Out of Office svarpóstum á meðan ég starfaði þar.“

Það sem þú átt ekki að gera

Herdís nefnir líka nokkur dæmi sem henni finnst alveg glatað að sjá.

,, Þegar fólk gleymir að afskrá Out of office þannig að viðskiptavinir fá Out of office svarpóst, þótt dagsetningin sé löngu liðin.“

Eða:

„Ég er í fríi til 5. ágúst…. síðan kemur ekkert meir: Engar upplýsingar um hvern á að hafa samband við, hvert á að snúa sér eða hvernig er hægt að fá aðstoð.“

Enn eitt dæmið sem Herdís nefnir síðar í samtali er þegar fólk fær Out of office-svarpóst sem snýst einungis um sendandann og fólk upplifir ekki sem hluta af þjónustu.

Dæmi:

„Ég mun ekki lesa tölvupóst í fríinu.“

Síðastnefnda dæmið segir Herdís Pála að sé svo sem ekki rangt. Því það er gott að láta vita ef tölvupóstur er ekki lesinn í fríi og sumir vinnustaðir eru einfaldlega með þá reglu að starfsfólk lesi ekki tölvupósta í fríum eða utan vinnutíma.

„Skilaboðin virka ekki sérlega þjónustumiðuð ef þetta eru einu upplýsingarnar sem koma fram,“ segir Herdís.

En annað þessu tengt er líka að fylgja því eftir sem þú segir í svarpóstinum:

„Oft fáum við skilaboð um að viðkomandi muni ekki svara tölvupóstum í fríinu. En fáum síðan svar tveimur klukkustundum síðar. 

Ef þú ert með Out of office svarpóst sem segir að þú sért í fríi og munir ekki lesa tölvupósta á meðan, skiptir máli að þú sért þá ekki alltaf að kíkja á tölvupóstana og jafnvel svara þeim í símanum.“

Vinnustaðirnir sjálfir

Undanfarin ár hefur orðið algengara að fólk skrifi berum orðum að það muni hvorki lesa né svara tölvupósti á meðan sumarfrí stendur yfir.

„Mér finnst bara jákvætt ef fólk veit við hverju má búast.“

Hún bendir á að víða erlendis sé þetta jafnvel stefna vinnustaða.

„Ég fékk nýlega Out of Office-skilaboð frá opinberri stofnun þar sem kom fram að það væri einfaldlega stefna vinnustaðarins að starfsfólk læsi hvorki né svaraði tölvupósti í sumarfríi. Þá vita allir hvar þeir standa og það skapar ákveðið öryggi.“

Eru vinnustaðir ekkert að stjórna Out of office-svarpóstunum?

„Jú, auðvitað er allur gangur á því,“ svarar Herdís.

„Sumir vinnustaðir eru með ákveðnar reglur fyrir Out of Office, aðrir ekki en í alla staði snýst málið um að Out of Office er hluti af þeirri þjónustu sem þú ert að veita sem starfsmaður og þeirri upplifun sem þú vilt að móttakandinn hafi þegar svar berst frá þér.“

Að fylgja stöðluðum reglum á vinnustað segir Herdís líka ekki endilega þýða að þú megir ekki gera neitt annað.

„Það getur vel verið að reglurnar séu þær að fram komi hvenær fríið þitt er og hvert eigi að leita. En það er ekki þar með sagt að það sé bannað að bæta einhverju við sem er skemmtilegt eins og: 

Ég er farin í sumarfrí og ætla að njóta þess að ferðast um landið, elta sólina og njóta tímans með mínum nánustu. Heyrumst síðar!“

Í dag ná vinnusamskipti langt út fyrir tölvupóstinn; Messenger og aðra samfélagsmiðla er auðvelt að nota og eins er hægt að senda SMS.

Herdís segir þar erfiðara að setja skýr mörk.

„Við höfum færri leiðir til að stjórna aðgengi að okkur á þessum miðlum. En við höfum alltaf stjórn á því hverju við svörum og hvenær.“

Að hennar mati þarf fólk líka að leyfa sér að vera í fríi.

„Við eigum ekki að vera með samviskubit yfir því að taka okkur frí. En við getum samt hjálpað öðrum með skýrum upplýsingum um hverju megi búast við.“

Að lokum segir Herdís að Out of Office-skilaboð séu oft vanmetin.

„Þetta eru kannski bara nokkrar línur sem fólk skrifar á leiðinni út í sumarfrí. En þær eru líka hluti af þeirri upplifun sem við skiljum eftir hjá öðrum,“ segir Herdís og bætir við:

„Þess vegna finnst mér gott að segja ekki bara að ég sé í fríi. Það veitir upplýsingar, sýnir þjónustuhugsun og það má alveg láta móttakandann brosa aðeins líka.“

Fimm góð ráð Herdísar fyrir Out of Office

• Uppfærðu alltaf dagsetningar.
• Segðu hvenær þú verður aftur við.
• Láttu vita hvern megi hafa samband við í millitíðinni.
• Vertu skýr um hvort þú fylgist með tölvupósti.
• Leyfðu persónuleikanum að njóta sín – ef það passar við starf þitt.