Tölvupóststækni á snjallsímaöld

Viðskiptavinir endurskoðenda, rétt eins og allir aðrir, nota snjallsíma í síauknum mæli. Það skapar ný tækifæri til markaðssetningar en um leið áskoranir fyrir endurskoðendur, sem þurfa oft að veita flóknar upplýsingar í gegnum tölvupóst. Rithöfundurinn og markaðs- og samskiptasérfræðingurinn Anna Faherty er með góðar ráðleggingar fyrir þá sem vilja skrifa nógu skýrt til að flóknar upplýsingar komist líka til skila á litlum snjallsímaskjá og þær birtust nýlega á vefsíðunni Accountingweb.co.uk.

Endurskoðendur nota tölvupóstsamskipti að jafnaði mikið, enda duga þau mjög vel fyrir flestöll samskipti. Tölvupóstar eru líka sífellt meira notaðir til að koma nýjum upplýsingum um fyrirtæki á framfæri eða kynna og auglýsa þau.

Auglýsingaherferðir í gegnum tölvupóst og fréttabréf eru mjög áhrifarík tól fyrir mörg fyrirtæki, þar á meðal endurskoðunarstofur. Regluleg samskipti við viðskiptavini í gegnum tölvupóstsendingar skila árangri. Samfélagsmiðlar, vefsíður, blogg, snjallsímaforrit og fréttabréf eru iðulega nýtt vel af fyrirtækjum sem skara fram úr og það verður æ algengara að allt þetta efni sé skoðað í snjallsímum.

Leiðir til að vera skýrari

Það er því mikilvægt að sinna góðri upplýsingagjöf og hafa snjallsímanotendur í huga þegar texti er skrifaður fyrir viðskiptavini, því þeir lesa textann ekki eins á síma og í borðtölvu. Mun minni skjár getur bæði skert athygli og skilning.

Hér eru nokkur ráð sem geta gert það mun auðveldara að koma flóknum upplýsingum til skila í gegnum tölvupóst. Þessar ráðleggingar geta ekki bara gagnast endurskoðendum, heldur eru þetta ágætis ritreglur sem geta nýst vel á ýmsum sviðum.

1. Notið skýra titla. Verið nákvæm, stuttorð og skýr þannig að fólk sé til í að smella á póstinn. Titillinn ætti að gera lesandanum grein fyrir því um hvað skilaboðin snúast og hvort einhverra aðgerða sé þörf.

2. Byrjið á aðalhugmyndunum. Oft sést bara efsti hluti tölvupóstsins þegar hann er fyrst opnaður í síma og það er gott að láta aðalhugmyndirnar koma strax fram svo að lesandinn þurfi ekki að skruna niður í gegnum póstinn til að átta sig á um hvað hann snýst. Svo geta smáatriðin fylgt í kjölfarið. Þannig getur viðtakandinn tekið ákvörðun hratt og auðveldlega um hvort hann vilji bregðast við póstinum strax eða láta það bíða betri tíma.

3. Notið millifyrirsagnir ef tölvupósturinn er langur. Þannig verður auðveldara fyrir viðskiptavini að fara í gegnum póstinn og finna þær upplýsingar sem skipta þá máli.

4. Hafið bæði setningar og efnisgreinar stuttar. Ef setningar eru of langar taka þær nokkrar línur af plássi á skjánum, sem gerir það erfiðara að lesa þær. Munið að setning sem virkar skýr á tölvuskjá getur verið yfirþyrmandi þegar hún er komin á snjallsímaskjá. Á sama hátt gera fleiri málsgreinar textann skýrari og minna fráhrindandi. Byrjið alltaf nýja málsgrein þegar skipt er um viðfangsefni.

5. Notið einföld hugtök eftir fremsta megni til að vera eins skýr og hægt er. Til eru rannsóknir sem sýna fram á að það sé erfiðara að skilja flókinn texta þegar hann er lesinn í síma en á tölvuskjá. Fyrir því geta verið ýmsar ástæður, en ein er líklega sú að það er erfiðara að renna augunum fram og til baka yfir textann og skerpa á smáatriðum. Því er gott að taka sér tíma til að einfalda eftir besta megni, sérstaklega ef verið er að ræða ný hugtök sem lesandinn þekkir kannski ekki vel.

6. Síðasta ráðið er að gleyma ekki símanum. Það er oft betra að hringja í viðskiptavini ef það þarf að ræða flókna hluti eða fá svar fljótt. Það skilar oft betri árangri á styttri tíma en tölvupósturinn.