„Eins og stundum vanti hvatann hjá stofnunum til þess að vilja hag­ræða“

Sem vinnur við það að aðstoða fyrirtæki og stofnanir við að sjálfvirknivæða ferla, meðal annars með því að sjálfvirknivæða vinnuna sem felst í því að sækja og senda gögn til hins opinbera.

Það er eins og stundum vanti hvatann hjá stofnunum til þess að vilja hagræða og hjá öðrum virðist ekki greið leið til að koma nýjum tæknilausnum í framkvæmd. 

Þess vegna komast verkefni eins og vefþjónustur ekki á dagskrá, jafnvel þótt fyrirtæki og aðrar stofnanir væru tilbúnar til að greiða fyrir þjónustuna því hún sparar þeim vinnu. 

Sem þýðir að þótt ríkið gæti jafnvel grætt fjárhagslega á breytingunum, er samt ekki áhugi.“

Í Atvinnulífinu í gær og í dag fjöllum við um sparnaðartillögur til ríkistjórnarinnar og heyrum í fyrirtækjum sem hafa sent inn tillögur.

Dæmi um sparnað

Sparnaðartillagan sem 50skills sendi inn í samráðsgáttina snýst um að ná fram hagræðingu með því að nýta tæknina til að spara tíma.

Sem Kristín segir mun fleiri stofnanir geta gert miðað við það sem nú er.

Þetta þekkir 50skills vel því þar er unnið með fyrirtækjum og stofnunum að því að setja upp alls kyns sjálfvirk ferli þannig að tæknin leysi af hólmi ýmsa handavinnu. Það að gögn séu aðgengileg úr tölvukerfum er einnig mikilvæg forsenda þess að nýta nýja tækni eins og gervigreind að fullu.

Tíminn sem sparast segir Kristín geta verið gífurlegan.

Ekki aðeins fyrir ríkið heldur marga aðra líka!

Sem dæmi nefnir Kristín.

„Í hverjum mánuði fara mörg hundruð einstaklingar í fæðingarorlof. Tæknin getur auðveldlega séð um að vinnuveitandinn fái upplýsingar um fæðingarorlof starfsmanna sinna á þann hátt að launakerfið uppfærist í samræmi og svo framvegis. Það eina sem þarf er vefþjónusta sem gerir kerfum kleift að tala saman og sækja upplýsingarnar rafrænt,“ segir Kristín.

„Svörin sem vinnuveitendur fá eru hins vegar: Þú þarft að fá upplýsingarnar í tölvupósti, muna að áframsenda póstinn strax á launadeildina sem þarf síðan að passa upp á að ná að færa upplýsingarnar handvirkt inn í launakerfið fyrir mánaðamót. Sem samanlagt þýðir ofboðslega mikinn tíma, villuhættu og óþarfa handavinnu hjá þeim fyrirtækjum og stofnunum sem þurfa þessar upplýsingar þegar starfsfólkið þeirra fer í orlof.“

Fleiri dæmi má nefna.

Til dæmis hvernig tæknin gæti auðveldað vinnuveitendum að sækja sakarvottorð einstaklinga gegn rafænu samþykki viðkomandi.

Eða stofnanir að sækja upplýsingar til útreikninga á dagpeningum ríkisstarfsmanna.

Eða fyrirtæki að sækja skuldleysisvottorð fyrirtækja, sem skila þarf með útboðsgögnum.

En nú hefur ríkið tæknivæðst með mjög margt eftir að Stafrænt Ísland hóf sína starfsemi. Er þetta ekki bara í farvatninu?

„Stafrænt Ísland er frábært framtak en minn skilningur er sá að Stafrænt Ísland vinni með þeim stofnunum sem leita til þeirra. 

Mögulega þyrfti þetta að vera á hinn veginn; 

Að Stafrænt Ísland sé miðlæg starfstöð sem gengur í það með stofnunum að sjálfvirknivæða ferla því stofnanirnar hafa ekki hvatann til þess að gera það sjálfar. 

Þannig væri hægt að forgangsraða verðmætustu verkefnunum.“

Einkageirinn á fleygiferð

Kristín, sem sjálf er hugbúnaðar- og iðnaðarverkfræðingur, segir íslenskt atvinnulíf afar metnaðarfullt þegar kemur að því að nýta sér þá hagræðingu sem tæknilausnir feli í sér.

Hraðinn sé mikill í heimi tækniþróunar og nýsköpunar, ekki síst nú þegar gervigreindin er komin til sögunnar.

„Helstu verkefnin okkar núna eru að aðstoða fyrirtæki að sjálfvirknivæða ferlana sína með gervigreind. Það getur til dæmis falist mikill tímasparnaður í því að nýta gervigreindina til að yfirfara upplýsingar, útbúa skjöl og svo framvegis,“ segir Kristín en bætir við:

„Núna eru líka margir að hugsa um rekjanleika gervigreindarinnar. Þannig að notendur sjái hvar og hvernig hún var notuð, geti sjálfir áttað sig á því hvað leiddi til þess að gervigreindin komst að ákveðinni niðurstöðu og þá aðlagað eða breytt leiðbeiningum gervigreindarinnar ef eitthvað á að vera öðruvísi.“

Allt snúist þetta um að spara í rekstri með því að spara tíma.

En er þetta sparnaður fyrir ríkið eða er þetta sparnaðartillaga þar sem þið eruð bara að plögga ykkur sjálf?

„Nei reyndar ekki,“ svarar Kristín og hlær.

„Við sendum inn aðra tillögu sem er meira plögg fyrir notkun 50skills hjá ríkinu en sú tillaga var ekki birt opinberlega. Þessi tillaga felur í sér mjög mikla hagræðingu fyrir ríkið sem og aðra. Þetta vitum við vegna þess að við erum svo oft að rekast á veggi þegar við erum að vinna fyrir fyrirtæki og aðrar stofnanir, sem þurfa að sækja eða senda gögn til hins opinbera.“

En hvað veldur því að einkageirinn og vissar stofnanir eru með tæknimálin í forgangi, á meðan aðrar stofnanir eru það augljóslega ekki?

Kristín veltir upp nokkrum líklegum skýringum.

Til dæmis eru margar stofnanir fastar í gömlum og þungum kerfum því of lengi hefur ríkið látið smíða kerfin frá grunni. 

Þetta myndi einkageirinn aldrei gera enda mun hagkvæmara að nota kerfi sem aðrir sérhæfðari aðilar hafa smíðað og þróað. 

Sem betur fer hefur orðið breyting á þessari stefnu hjá ríkinu en gömlu kerfin eru ennþá til staðar.“

Annað dæmi sé þekking.

„Það er líklegt að hjá minni stofnunum vanti tækniteymi og það skýri að hluta hvers vegna þessi mál komast ekki á dagskrá.“

Loks er það sá þáttur sem oftast er stærsta hindrunin á endanum:

Ég held að hluti vandans felist einfaldlega í hvatanum til að breyta, því stofnanirnar finna ekki fyrir því að fyrirtæki út í bæ séu með manneskju að eyða mörgum klukkustundum á mánuði í að fylla út form hjá þeim á netinu.“

Ekkert af ofangreindu sé þó óvinnandi vegur að leysa úr.

Gagnsæi myndi gera mikið og ég myndi þá vilja hafa það þannig að ef þessi verkefni eru ekki ofarlega á blaði, ætti maður auðvelt með að sjá hver skýringin væri á því; Hvaða verkefni væru ofar á forgangslistanum sem réttlæta það að ekki er verið að vinna að þessum málum.“

Því aftur nefnir Kristín að kostnaðurinn getur ekki verið fyrirstaðan.

„Það er sjálfsagt að bjóða fyrirtækjum og stofnunum að greiða einhverskonar gjald eða áskrift fyrir tæknilausnir gegn því að þær fari ofar í forgangsröðunina, líkt og tíðkast hjá einkafyrirtækjum. Að sækja gögn með vefþjónustu sparar einfaldlega svo mikinn tíma fyrir fyrirtæki og aðrar stofnanir að oft er það vel þess virði að greiða fyrir það.“

Hvaða væntingar hefur þú til ríkistjórnarinnar hvað varðar þessar sparnaðartillögur sem fólk og fyrirtæki hafa nú sent inn?

„Ég vona náttúrulega bara að þær verði yfirfarnar af alvöru og forgangsraðað miðað við hagræðinguna sem þær skila og hversu raunhæfar þær eru í framkvæmd. Síðan myndi ég vilja sjá áætlun með tímalínum um hvenær ætti að ráðast í þær tillögur sem verða valdar og auðvitað fylgist ég spennt með hvar okkar tillaga fer á listann.“