Stefna og innleiðing hennar á óvissutímum

Óvissuástand hefur ríkt hérlendis sem erlendis um nokkurt skeið. Heimili og fyrirtæki hafa fundið fyrir áhrifum þess, meðal annars vegna hás vaxtastigs, verðbólgu og ófyrirsjáanlegs pólitísks landslags úti í heimi. Þetta getur meðal annars valdið því að fyrirtæki haldi að sér höndum og eiga erfiðara með að taka ákvarðanir um næstu skref. Líklega er það mannlegur eiginleiki að kjósa að staldra við og bíða af sér óvissuna.

Þegar undantekningarástandið verður varanlegt

Ítalski heimspekingurinn Giorgio Agamben hefur skrifað um og gagnrýnt hugmyndina um undantekningarástand. Í stuttu máli vísar undantekningarástand til ástands þar sem gripið er til tímabundinna úrræða vegna óvenjulegra aðstæðna. M.ö.o er þetta ástand undantekningin frá reglunni. Það sem hins vegar hefst sem tímabundið viðbragð við óvissu getur smám saman orðið að eðlilegu ástandi. Agamben bendir á að undantekningin geti þannig hæglega orðið reglan. Á óvissutímum getur undantekningarástandið endurspeglast í ákvörðunarfælni og að halda að sér höndum í afmarkaðan tíma. En hvað gerist þegar óvissan verður reglan en ekki undantekningin?

Stefna sem viðbragð við óvissu

Óvissa er óhjákvæmilegur hluti af rekstrarumhverfi fyrirtækja og stofnana. Í dag starfa stjórnendur í síbreytilegu umhverfi þar sem tækninni fleygir fram og óvissa er hluti af daglegum rekstri. Þess vegna er æ mikilvægara að stjórnendur geti greint meginatriði sinnar starfsemi og forgangsraðað þeim verkefnum sem skipta mestu máli fyrir árangur hennar. Þannig má skapa skýran fókus í flóknara umhverfi. Ef óvissan er orðin varanlegur hluti af rekstrarumhverfinu vaknar jafnframt spurningin um hvort hefðbundnar hugmyndir stefnumótunar dugi enn.

Nálgun stefnumótunar

Á síðustu árum hefur fagið stefnumótun lagt aukna áherslu á stefnu sem tæki til að byggja seiglu og aðlögunarhæfni fremur en að spá einungis fyrir um framtíðina með því að horfa til eins leiðarljóss. Þannig er stefna í meira mæli skilin sem hæfni til að byggja seiglu, þróa aðlögunarhæfni og taka samræmdar ákvarðanir í óvissu. Hlutverk stefnu er ekki að fjarlægja óvissu, heldur að gera fyrirtækjum og stofnunum kleift að starfa þrátt fyrir hana.

Stefna þarf að vera sveigjanleg

Í stöðugu umhverfi geta fyrirtæki og stofnanir treyst á ferla, venjur og fyrri reynslu. Þegar umhverfið verður hins vegar óstöðugt er ekki hægt að horfa eins til fyrri viðmiða. Í óvissu þarf stefna að spyrja sig að því hvernig ákvarðanir eru teknar þegar framtíðin er óljósari en áður. Þá er ekki vænlegt að horfa á stefnu sem fullklárað verk. Hún þarf að geta endurspeglað skýran tilgang, en fela í sér sveigjanlegar aðgerðir.

Horfa ætti á stefnu sem lifandi stjórntæki

Stefna þarf jafnframt að vera skiljanleg öllum þeim sem starfa innan fyrirtækisins. Með því að beita innleiðingarstjórnun getur stefnan orðið að vinnutóli fremur en plaggi sem fáir tengja daglegt starf sitt við. Innleiðingarstjórnun snýst í grunninn um að forgangsraða verkefnum og fjármagni þannig að daglegar ákvarðanir styðji við stefnumarkmið skipulagsheildarinnar. Í þessu felst að starfsfólk skilji hvernig daglegt starf sitt samræmist heildarstefnunni og að réttum aðgerðum sé forgangsraðað í takt við skýran tilgang.

Hin mannlega þörf fyrir vissu

Góð stefna eyðir ekki óvissunni í samfélaginu og því krefjandi rekstrarumhverfi sem skipulagsheildir starfa í, en hún getur dregið úr óvissunni innan skipulagsheilda og fyrir fólkið sem starfar innan þeirra. Árangursrík stefna getur skapað skýrari sýn um tilgang, hlutverk og forgangsröðun. Slíkur skýrleiki getur dregið úr neikvæðri upplifun starfsfólks af óvissu. Árangursrík stefna getur jafnframt aukið þátttöku og starfsánægju, sem tengist oft betri árangri skipulagsheilda.

Hlutverk stjórnenda í óvissu

Í umhverfi sem einkennist af hröðum breytingum og óvissu hefur verið bent á að eitt af lykilhlutverkum stjórnenda sé að skýra vel hlutverk, forgangsröðun og væntingar. Ef óvissan er orðin reglan fremur en undantekningin er ekki lengur raunhæft að bíða eftir stöðugleikanum. Verkefnið felst frekar í því að byggja upp skipulagsheildir sem geta tekið góðar ákvarðanir þrátt fyrir óvissuna. Þar gegnir skýr stefna og markviss innleiðing lykilhlutverki.

Höfundur er sérfræðingur í stefnumótun og umbreytingum hjá KPMG.