Óboðlegt ástand skjalavörslu ríkisins Þórir Helgi Sigvaldason skrifar 3. júlí 2020 14:00 Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Mest lesið Ísrael – brostnir draumar og lygar Ingibjörg Þóra Haraldsdóttir Skoðun Ætla þau að halda áfram að grafa sína eigin gröf? Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir Skoðun Þú ert búin að eyðileggja líf mitt!!! Sandra Ósk Jóhannsdóttir Skoðun Þegar hið smáa verður risastórt Sigurjón Þórðarson Skoðun Landið talar Davíð Arnar Oddgeirsson Skoðun Halldór 26.07.2025 Halldór Vertu drusla! Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir Skoðun Tekur sér stöðu með Evrópusambandinu Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Að þröngva lífsskoðun upp á annað fólk Sævar Þór Jónsson Skoðun Ein af hverjum fjórum Silja Höllu Egilsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Landið talar Davíð Arnar Oddgeirsson skrifar Skoðun Ætla þau að halda áfram að grafa sína eigin gröf? Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir skrifar Skoðun Ísrael – brostnir draumar og lygar Ingibjörg Þóra Haraldsdóttir skrifar Skoðun Ein af hverjum fjórum Silja Höllu Egilsdóttir skrifar Skoðun Vertu drusla! Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Þegar hið smáa verður risastórt Sigurjón Þórðarson skrifar Skoðun Þú ert búin að eyðileggja líf mitt!!! Sandra Ósk Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Tekur sér stöðu með Evrópusambandinu Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Feluleikur ríkisstjórnarinnar? Lárus Guðmundsson skrifar Skoðun Ég heiti Elísa og ég er Drusla Elísa Rún Svansdóttir skrifar Skoðun Grindavík má enn bíða Gísli Stefánsson skrifar Skoðun Aðventukerti og aðgangshindranir Kristín María Birgisdóttir skrifar Skoðun Lífið í tjaldi á Gaza Viðar Hreinsson,Israa Saed skrifar Skoðun Gaza og sjálfbærni mennskunnar Elva Rakel Jónsdóttir skrifar Skoðun Börnin og hungursneyðin í Gaza Sverrir Ólafsson skrifar Skoðun Kynbundið ofbeldi Sigríður Ingibjörg Ingadóttir,Steinunn Bragadóttir skrifar Skoðun Aðdragandi aðildar þarf umboð Erna Bjarnadóttir skrifar Skoðun Yfirlýsing frá Kára Stefánssyni um hrakfarir hans í samskiptum við íhaldssaman blaðamann Kári Stefánsson skrifar Skoðun Þétting byggðar er ekki vandamálið Dóra Björt Guðjónsdóttir skrifar Skoðun Þrengt að þjóðarleikvanginum Þorvaldur Örlygsson skrifar Skoðun Ert þú drusla? Katrín Sigríður J. Steingrímsdóttir,Elísa Rún Svansdóttir,Lilja Íris Long Birnudóttir,Lísa Margrét Gunnarsdóttir,Margrét Baldursdóttir,Silja Höllu Egilsdóttir skrifar Skoðun Sameiginleg yfirlýsing 28 ríkja um málefni Palestínu, hvers virði er hún? Einar Ólafsson skrifar Skoðun Alltof mörg sveitarfélög á Íslandi! Gunnar Alexander Ólafsson skrifar Skoðun Öryggi betur tryggt – fangelsismál færð til nútímans Þorbjörg Sigríður Gunnlaugsdóttir skrifar Skoðun Lýðheilsan að veði? Willum Þór Þórsson skrifar Skoðun Evrópusambandsaðild - valdefling íslensks almennings Magnús Árni Skjöld Magnússon skrifar Skoðun Köllum Skjöld Íslands réttu nafni: Rasískt götugengi Ian McDonald skrifar Skoðun Hverjir eru komnir með nóg? Nichole Leigh Mosty skrifar Skoðun Að leigja okkar eigin innviði Halldóra Mogensen skrifar Skoðun Málþóf sem valdníðsla Einar G. Harðarson skrifar Sjá meira
Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur.
Skoðun Yfirlýsing frá Kára Stefánssyni um hrakfarir hans í samskiptum við íhaldssaman blaðamann Kári Stefánsson skrifar
Skoðun Ert þú drusla? Katrín Sigríður J. Steingrímsdóttir,Elísa Rún Svansdóttir,Lilja Íris Long Birnudóttir,Lísa Margrét Gunnarsdóttir,Margrét Baldursdóttir,Silja Höllu Egilsdóttir skrifar
Skoðun Sameiginleg yfirlýsing 28 ríkja um málefni Palestínu, hvers virði er hún? Einar Ólafsson skrifar
Skoðun Öryggi betur tryggt – fangelsismál færð til nútímans Þorbjörg Sigríður Gunnlaugsdóttir skrifar